מערכות ניהול

מאמר זה יעזור לקוראים להבין מהי מערכת ניהול, היתרונות שלה וכיצד ניתן להתאים מערכת זו בהתאמה מלאה לצרכי העסק, עובדיו, הספקים שלו וכמובן לקוחותיו.      

מערכת ניהול- על מה מדובר?  

המטרה העיקרית של מערכת זו היא יעילות שתעזור למיצוי מקסימאלי של הפוטנציאל של המוצר ושל עובדי החברה ועל ידי כך תוביל למיקסום הרווחים של החברה. חשוב לקחת בחשבון שיש חברות שמציעות מערכת מוגמרת שבה יש מודולים או פונקציות בסיסיות ומנגד יש חברות שמציעות תוכנת ניהול אותה ניתן להתאים בהתאם לצרכיה של החברה. דבר שנעשה על ידי הוספה של מודולים או פונקציות מסוימות שחשובות לחברה. תמיד יש לשכור את שירותה של חברה שכוללת במסגרת שירות החבילה גם תמיכה במוצר ואחריות.

תוכנת ניהול- מה היא כוללת?

המטרה של תוכנת הניהול היא לספק ניהול ממוחשב של כל צדדי הארגון. כאן לא מדובר על תוכנת מדף, כמו למשל SAP או ERP אלא תוכנה שונה לגמרי אותה ניתן להתאים אחד לאחד לתהליכים של הלקוח ולדרישותיו השונות. בתחילת העבודה יתבצע אפיון מקיף שיכלול את דרישות הלקוח ובהתאם תתבצע התאמה של התוכנה לתהליכי הארגון והמטרות שלו. התוכנה תאפשר ללקוח לסנכרן בצורה הטובה ביותר בין כל מחלקות  החברה, כך שכולם יעבדו בסביבה ממוחשבת אחת ויהיו מודעים לכל פעולה שנעשתה לגבי לקוח זה או אחר, הנהלת חשבונות, הזמנות מהחברה ומידע נוסף (בהתאם לרמת ההרשאה אותה יקבל כל עובד). התוכנה בנויה על פי מודולים וכל מודול משרת מטרה ומחלקה אחרת. התוכנה תמיד תהיה מותקנת על ענן או שרת מרכזי אחד וכל העובדים והמנהלים יהיו מחוברים אונליין למערכת ולכן ניתן יהיה לראות את כל הפעולות בזמן אמת.

מערכת ניהול- מודולים שונים

תוכנת ניהול תכלול את המודולים הבסיסיים הבאים:

• לקוחות- מערכת שתכלול את כל המידע הדרוש אודות הלקוחות, כמו למשל פרטי התקשרות , גביה, חשבוניות וקבלות, הזמנות שנעשו בעבר, הזמנות עתידיות ועוד.
• ספקים- כל הקשור אל הספקים, דבר שיכלול את החוזים שיש מול הספקים, האם מדובר על ספקים קבועים או ארעיים, קטלוג המוצרים שלהם, מחירונים, פעולות גביה ועוד.
• מפרטים- מערכת שכוללת מפרטים שונים של מוצרי החברה.
• תלונות- מודול שכולל את כל התלונות שקשורות אל הלקוחות, אל הספקים ואל העובדים. בצורה כזו ניתן לכבות את השריפה במהירות ולספק לכל אחד מהצדדים את האפשרויות הנוחות להם ביותר, דבר שיוביל לשימור לקוחות איכותי.

לסיכום, המטרה של מערכת ניהול היא להוביל את החברה לפרודוקטיביות מקסימאלית על ידי חסכון בזמנים, צמצום בכוח אדם, מזעור טעויות שנובעות מחוסר ידע ובקרה על כל הפעולות של החברה.