נוכחות בעבודה

זה כבר יותר מרק “להחתים כרטיס”. דיווח נוכחות צריך להיות מדויק ואמין הן עבור העובד וכמובן מצידו של המעסיק. על מנת שדיווח זה יהיה מדויק ככל האפשר, יש אפשרות לעשות שימוש בדיווח על ידי מערכת נוכחות חכמה. מערכת זו יכולה לאפשר דיווח מכל מקום ובכל עת, ומתאימה את עצמה לזמנים המשתנים ולעולם העבודה הדינמי של השנים האחרונות.

שימושים בחברות ובארגונים

בארגונים גדולים וגם קטנים, הנושא של דיווח נוכחות הוא נושא מרכזי. לא מדובר רק על הרצון לעקוב אחר העובדים, אלא לעבוד בצורה ארגונית יותר יעילה. השנים האחרונות הביאו איתן גם התפתחויות טכנולוגיות בכל התחום של מעקב אחר נוכחות, וכיום ניתן לבצע דיווח נוכחות במגוון דרכים על ידי מערכת נוכחות חכמה. לצד האפשרויות המסורתיות של “החתמת כרטיס” קיימת גם האפשרות לבצע דיווח נוכחות על ידי מערכת נוכחות אינטרנטית. ויש לכך לא מעט יתרונות.

היתרון המהותי טמון ביכולת לתת מענה לדיווח הנוכחות גם עבור עובדים אשר לא מגיעים פיזית מדי יום ביומו אל מקום העבודה. בעולם עבודה שעובר יותר ויותר לעבודה על בסיס של פרילאנסרים, יש לכך חשיבות מכרעת. עובדים אשר אינם מגיעים אל מקום העבודה פיזית, אך יכולים בהחלט לדווח על נוכחותם באמצעות מערכת ממוחשבת – מאפשרים בכך לארגון לעבוד ביעילות רבה יותר.

 לא רק עבור הנוכחות עצמה

מערכת נוכחות מאפשרת קבלת דיווח נוכחות גם מעובדים אשר עבודתם בשטח: סוכנים, אנשי מכירות, טכנאים וכן הלאה, יכולים כיום לדווח על נוכחותם בקלות באמצעות המערכת. חישוב שעות העבודה הופך פשוט יותר. המערכת יכולה להוציא את הנתונים באופן פשוט ויעיל כאשר יש צורך לבצע חישוב של השכר, ובכך נחסכות לא מעט שעות עבודה ומשאבים של מי שאחראי על השכר בארגון. חישוב השעות הממוחשב יכול לתת מענה מיידי גם במהלך החודש ולדעת בכל רגע מה מצבת העבודים של הארגון. יש לכך חשיבות ארגונית רבה מעבר לנושא של דיווח נוכחות פשוט. מערכת נוכחות מאפשרת ניהול המשאב האנושי בצורה יותר נוחה וקלה, מה שמאפשר להפנות את המשאבים לדברים המהותיים יותר בניהול השוטף של הארגון.

מי יכול ליהנות ממערכת כזו?

התשובה לשאלה זו היא פשוטה: לא רק בארגונים גדולים ובחברות ענק עוברים כיום לביצוע דיווח נוכחות באמצעות מערכת נוכחות ממוחשבת. קיימות לא מעט אפליקציות אשר מאפשרות ניהול יעיל יותר של נוכחות גם בחברות בעלות היקף עובדים יותר מצומצם. בארגונים גדולים החשיבות של מערכת זו עבור דיווח נוכחות היא רבה יותר, משום שיש צורך לעקוב אחר מספר רב יותר של עובדים בהרכבים שונים של משרות. דיווח באופן ממוחשב מאפשר לארגון לעשות שימוש קטן במשאבים מורכבים ומיושנים, וככל שהדיווח נעשה בצורה אמינה יותר ומדויקת יותר, כך הרווח לארגון כמו גם לעובד הוא ברור.