זוכרים במדויק את השעה בה הגעתם לעבודה ביום ראשון לפני שבועיים? סביר להניח שעל השאלה הזאת רובנו לא ממש יודעים או זוכרים איך לענות. זה רלוונטי גם למי שעובד במשמרות, וגם עבור מי שעובד כל יום אותן שעות. גם אם אנחנו לא ממש זוכרים, הרי שיש מי שזוכר את זה בשבילנו. חישוב שעות עבודה מבוצע כמעט תמיד על ידי מערכת מיוחדת, אבל כמובן שלא רק. יש יותר מדרך אחת לחשב ולסכם את השעות בהן עבדנו.
למה החישוב כל כך חשוב?
נשאלת השאלה, מדוע בכלל צריך לבצע חישוב שעות עבודה? הצורך גדול יותר בעיקר כאשר מדובר בחברה שמונה יותר ממספר בודד של אנשים אך נחוץ בכל מקום עבודה. חישוב שעות העבודה מאפשר להתנהל בצורה מסודרת. כשהכל רשום, גם העובד וגם המנהל יודעים בדיוק כמה שעות עבודה בוצעו. ההנהלה יכולה לפקח בצורה מדויקת על היקף עבודתם של העובדים ומתוך זה לחשב את השכר. חישוב השעות מתבצע בכל מקום עבודה בצורה אחרת, ועל פי חוקי העבודה. כל עוד דיווח השעות מתבצע בצורה מסודרת ומדויקת, ניתן לחשב את השכר אשר מגיע לעובד. בימים שמערכת דיווח הנוכחות מציגה את היעדרות העובד, ואכן העובד נעדר באותו יום, ניתן להוריד יום חופש, יום מחלה או כל יום העדרות אחר.
חישוב שעות העבודה מאפשר את תשלום המשכורות בהתאם לימים ולשעות שבהן נכח העובד. לכל אלה יש משמעויות כלכליות חשובות הן למקום העבודה וכמובן לעובד.
כיצד מתבצע החישוב?
לפני שבכלל ניגשנו לחשב את שעות העבודה, יש לקבל את הדיווח ממערכת דיווח הנוכחות. חישוב שעות עבודה יבוצע בהתאם לנתונים שהמערכת מראה. לא תמיד מדובר במערכת מתוחכמת או בשיטה מתקדמת. מקומות עבודה רבים עדיין נוהגים להחתים כרטיס פשוט בכניסה למקום העבודה, או לבצע רישום שעות עבודה באופן ידני. מערכות מתקדמות יותר לרישום שעות העבודה, יאפשרו לעובדים לדווח ישירות מהמכשיר הסלולארי שלהם באמצעות אפליקציה ייעודית. ישנם מקומות בהם מותקנת מערכת לדיווח הנוכחות במחשב של כל אחד מהעובדים, והוא מעדכן את הנתונים ישירות אליה. גם קורא אצבע או כרטיס עובד שנסרק מדי בוקר הם אמצעים פופולאריים לרישום השעות של העובדים.
יתרונות הרישום המדויק
סביר להניח שככל שהרישום של שעות העבודה יהיה מדויק, כך גם חישוב שעות העבודה. בארגונים רבים קיימות מערכות אשר מבצעות את החישוב של השעות באופן אוטומטי. אם בעבר היו נדרשים לעבד את כל המידע הזה באופן ידני, ובכך לבזבז זמן יקר של כוח אדם ומשאבים אדירים, הרי שהיום המערכת עושה את זה עבורנו ומחשבת בצורה מדויקת את השעות בהן עבדו ואת השכר המגיע לעובדים. ניתן לעשות זאת גם בחברות ובארגונים קטנים, אך כשמדובר בחברה המעסיקה מאות ואף אלפי עובדים, חישוב שעות עבודה חייב להיעשות ביעילות ובדייקנות.
מה דעתך?